Istilah-istilah penting dalam 'call for paper' seminar ilmiah

Conference atau seminar ilmiah, umumnya dipublikasikan dalam bentuk “Call for Paper”. Bagi mereka yang baru pertama kali mengikuti seminar ilmiah, umumnya mereka akan merasa “bingung” dengan beberapa istilah-istilah yang tercantum dalam publikasi tersebut.

Pada artikel kali ini, kita akan “bedah” beberapa bagian publikasi seminar ilmiah. Sebagai contoh, untuk mempermudah, saya ambilkan satu contoh poster publikasi ilmiah dari CITEE 2012. Silahkan klik gambar di atas untuk melihat versi poster dengan resolusi lebih besar.

Komite seminar (terletak di bagian kiri publikasi) :
Daftar nama-nama yang ada di bagian kiri adalah panitia penyelenggara. General chairs, adalah ketua umum dari kepanitiaan seminar tersebut. TPC (Technical Program Committee), adalah kepanitian yang mengurus proses review dan koreksi paper yang dikirimkan pada seminar ilmiah tersebut. Publication chairs adalah panitia yang mengurusi publikasi (biasanya berupa paper, poster, file multimedia, file presentasi) yang dikirim pada seminar tersebut dan mengatur proses distribusi paper kepada TPC dan tim reviewer.

Bagian 1 : Paper Submission
Bagian ini berisi  aturan-aturan pengiriman paper yang harus ditaati oleh penulis. Beberapa seminar ilmiah bertaraf internasional memberlakukan aturan yang cukup ketat tentang penulisan ini. Hal ini dilakukan karena paper yang dikirim ke seminar tersebut mencapai ribuan (coba lihat salah satu screenshot Call for Paper dari ICME 2013 di bawah ini), sehingga seleksi dilakukan dengan mempertimbangkan kepatuhan penulis mengikuti aturan penulisan yang disyaratkan oleh panitia penyelenggara seminar.

Bagian 2: Important dates
Bagian ini berisi tanggal-tanggal penting, terkait dengan pengiriman paper ke seminar tersebut. Biasanya, bagian ini akan memuat tanggal-tanggal, seperti:

  1. Due date atau deadline: batas waktu pengumpulan paper. Pada beberapa seminar, kita diperbolehkan mengumpulkan extended abstract atau abstract yang sudah dilengkapi dengan sebagian hasil percobaan kita. Di seminar yang lain, panitia mengharuskan peserta untuk mengirimkan full paper (tidak hanya abstrak, namun metode, hasil penelitian serta kesimpulan, harus ditulis dalam paper tersebut).
  2. Notification of Acceptance : pengumuman / pemberitahuan, apakah paper kita layak dipresentasikan dalam seminar tersebut. Beberapa paper yang kurang layak dipresentasikan langsung (oral presentation), biasanya dialokasikan pada poster session. Untuk keperluan ini, peserta harus membawa poster (biasanya berukuran A1 atau A0) untuk ditempel di ruangan yang telah disediakan panitia.
  3. Camera Ready Submission : setelah paper diumumkan layak dan tidaknya untuk dipresentasikan, biasanya panitia menyertakan beberapa perbaikan sesuai dengan saran-saran dari reviewer. Kita diminta untuk mengirimkan ulang paper kita dengan lengkap dan sebaik mungkin, baik secara isi, grammar, gambar yang kita gunakan, maupun tabel yang kita cantumkan. Sebelum mengirimkan paper, ada baiknya kita melakukan proofreading (pengecekan ulang, terutama untuk menghindari salah ketik / typos, serta kelayakan tata bahasa yang digunakan) dan printing test. Printing test bisa dilakukan dengan menggunakan printer laser hitam putih, untuk melihat seberapa baik kualitas gambar dan tabel yang tercetak. Hal ini penting, terutama jika nantinya panitia seminar memberikan prosiding dalam bentuk cetak. Saat ini, hampir sebagian besar seminar menyertakan prosiding dalam bentuk file multimedia yang disimpan dalam compact disc.
  4. Conference date : hari diselenggarakannya seminar tersebut

Conference registration:
Sangat jarang seminar ilmiah diselenggarakan dengan gratis. Seminar ilmiah umumnya mematok sejumlah uang sebagai biaya registrasi. Biaya registrasi biasanya juga termasuk biaya makan malam (banquet) atau malah sejumlah paket kunjungan wisata di wilayah tersebut. Untuk tarifnya, umumnya sekitar 135 – 200 USD untuk seminar nasional. Seminar internasional mematok tarif berkisar antara 250 – 400 USD. Fiuhh….. mahal ya !

Nah, semoga artikel singkat ini memberi sedikit pencerahan untuk pelajar yang baru pertama kali mengikut seminar internasional. Semoga sukses !

 

Be Sociable, Share!
Categories: Scientific Writing

7 Comments

  • yan9n says:

    alhamdulillah…
    selamat yah paper pertama dah accepted untuk oral presentation…
    International ya? selamat sekali lagi
    selamat berjuang lagi…

  • Arigatou Yayan-san …
    Yah….paper pertama….malu banget, masih amburadul. Sebenarnya belum layak mendapat pengakuan IEEE, wong cuman seadanya. Doakan mas, moga-moga bisa menghasilkan 1 …..2 …atau 3 deh (wah, banyak banget !). Sukses juga buat mas Yayan

  • lambrtz says:

    Aku kapan yah :S
    Anyway, selamat :)

    (Captchamu kok uangel men didelok, angka biru di atas background biru)

  • Ario says:

    Semangaat Mas..

    Widiiihh…
    Serunya.. :) (Norak gue..)

    Kapan ya bisa IC…

    saya kemarin baru ikut di seminar nasional.. Alhamdulillah papernya di terima dan sempat oral presentation juga.. :)

  • @Ario
    Seeppp! Doakan saya ya mas, kalo pulang insya Alloh kita hidupkan seminar-seminar ilmiah di Indonesia. Hanya dengan inilah negara kita bisa maju, saling berbagi ilmu diantara para peneliti.

  • ims says:

    Salam,
    terima kasih, penjelasannya sangat membantu untuk saya yang newbie ini.
    Saya mau tanya, Mas, hasil penelitian saya pernah dpresentasikan oleh dosen saya di IC, apakah saya masih bisa presentasiin d IC lainnya?
    Terima kasih.

  • dyah says:

    pak, kalo pembayaran registrasi itu jika paper diterima atau saat submit paper? klo saat submit paper, trus papernya ditolak brrti uang kita hangus dong ya?krn rata2 biayanya mahal,hehehe, apalg yg internasional.
    maaf saya sgt newbie.,jd prtnyaannya jg sederhana.
    trm kasih

Leave a Reply