Belajar Menulis Email yang Baik (Seri 1)

Kadang, dalam beberapa kesempatan tertentu, kita perlu benar-benar serius menulis email. Contoh, saat pertama kali bertanya atau meminta tolong ke orang yang sama sekali tidak kita kenal. Kesempatan lain, saat kita mengirimkan email ke orang yang tidak terlalu “dekat” / “akrab” , atau mungkin berperan sebagai guru, pembimbing, atau dosen kita.

Sering saya jumpai, email dengan judul : “Minta tolong dong kak….”, atau “Mau tanya nich…”, atau bahkan “Mohon infonya bro”, dan judul-judul lain yang kurang menarik, di tengah puluhan email yang saya terima setiap hari. Bahkan ada yang bermain dengan capslock: “kAk, Mau NaNYa NiCh”

Karena tidak menarik, dan terlebih pengirimnya terkadang tidak saya kenal, biasanya saya langsung men-delete saja email-email seperti itu (maaf yaa).
Kalau sehari saya menerima dua puluh email, saya harus tahu diri supaya saya tidak buang waktu membaca spam. 

Menulis email, pada kesempatan tertentu, perlu serius. Menulis email beda dengan menulis SMS, menulis status Facebook, atau nge-Tweet. Ada beberapa tips yang sering saya gunakan saat saya berkorespondensi dengan orang asing (bule, professor, peneliti, dan orang yang benar-benar belum pernah saya jumpai sebelumnya). Coba tips-tips ini, dan buktikan sendiri bahwa sopan santun dunia maya pun penting.

1. Bagian judul :
– sertakan nama lengkap
– sertakan institusi
– sertakan garis besar konten email.
Contoh :
“Sunu Wibirama-Universitas Gadjah Mada : Asking permission to use a printed image on a paper entitled XXXXX”

Judul tak dibatasi. Semakin jelas dan semakin berbeda, semakin menarik perhatian yang menerima. Orang yang membaca email akan langsung tahu apa maksud dari email Anda, bahkan sebelum ia membukanya.

2. Jika email Anda berkaitan dengan kuliah atau pelajaran yang sedang Anda ikuti, tak ada salahnya menyertakannya di judul, dan diakhiri dengan nama Anda serta nomer mahasiswa.

Contoh :
“Kuliah Sistem Operasi – Rabu pkl.13.00 : Tugas minggu ke IV – Sunu Wibirama- 03/165034/TK/28452″

3. Anda tahu Gmail? Jika Anda menggunakan Chrome dan menerima email dari Gmail, akan ada jendela notifikasi kecil yang muncul (preview pane). Manfaatkan ini dengan baik. Di dalam konten email, tulis nama yang dituju dengan gelarnya. Misalnya:

“Dear Professor Langlinglung, ”
“Dear Dr. Donald Duck”, dan seterusnya.

Dengan menyertakan gelar, atau setidaknya sapaan (Mr./Ms./Mrs./Bapak/Ibu), email Anda akan terlihat lebih “pintar” dari spam yang biasa masuk ke Inbox.
Jangan pernah menulis email tanpa nama orang yang dituju jika memang Anda mengirimkan ke satu orang saja.

4. Gunakan pesan “EOM” (end of message) dalam judul email, jika memang isi email sangat singkat. Misalnya begini:
“Kuliah Sistem Operasi TIF 551 minggu ini dipindah Kamis pkl. 13.00. EOM”.
Dengan menggunakan “EOM”, penerima tidak perlu membuka email untuk melihatnya dan langsung tahu dari judul email.

5. Jika Anda berkomunikasi dengan referee (reviewer paper, jurnal, atau buku, atau karya tulis lain), ada trik yang manjur juga. Sertakan “konteks” pengiriman email Anda. Misalnya begini :
– “Paper submission for XXXX (isi dengan nama jurnal) : XXXX (isi dengan judul paper)
– “Manuscript ID XXXXX (isi ID manuskrip Anda) – Revised Version per DD/MM/YYYY (isi dengan tanggal revisi)
– “Response Paper for Manuscript ID XXXX – Reply to reviewer”

OK. Itu dulu lintasan pikiran saya. Kembali ke laptop. EOM.

Be Sociable, Share!
Categories: Scientific Writing

2 Comments

Leave a Reply